Перейти к основному содержанию
+375 29 130-11-88 ул. Бадака, д.76 а, Барановичи
Заказать консультацию

Что мы делаем

Полный комплекс услуг по внедрению электронного документооборота в Республике Беларусь

Мы предлагаем комплексный подход к внедрению электронного документооборота, который учитывает особенности белорусского законодательства и специфику работы вашей организации. Наши услуги охватывают все этапы перехода на ЭДО — от аудита существующих процессов до обучения персонала и технической поддержки.

Внедрение систем ЭДО

Комплексное внедрение электронного документооборота с учетом особенностей вашего бизнеса и требований законодательства РБ.

Перечень задач

  • Анализ существующих бизнес-процессов и документооборота
  • Разработка концепции и архитектуры системы ЭДО
  • Создание детальных регламентов работы с электронными документами
  • Настройка ролевой модели и прав доступа в системе
  • Разработка и внедрение шаблонов документов
  • Проектирование и настройка маршрутов согласования
  • Интеграция с существующими информационными системами
  • Миграция исторических данных при необходимости
  • Тестирование и отладка системы
  • Подготовка технической документации

Подходы и типичные интеграции

  • Коробочное решение — внедрение готовой системы ЭДО с минимальными доработками
  • Заказная разработка — создание системы ЭДО под уникальные требования заказчика
  • Гибридный подход — внедрение базовой системы с существенными доработками
  • Облачное решение — использование ЭДО по модели SaaS с настройкой под требования заказчика

Ожидаемые результаты

  • Сокращение времени на обработку документов на 60-80%
  • Снижение количества ошибок при работе с документами на 70-90%
  • Повышение прозрачности бизнес-процессов
  • Сокращение затрат на бумагу, печать и хранение документов
  • Повышение безопасности и контроля доступа к документам

Сроки внедрения: от 2 до 6 месяцев в зависимости от масштаба и сложности проекта.

Внедрение системы электронного документооборота
Интеграция ЭДО с 1С

Интеграция с 1С

Настройка двустороннего обмена данными между системой электронного документооборота и учетными системами на базе 1С.

Конкретные сценарии обмена данными

  • Счета-фактуры

    Автоматическая отправка счетов из 1С в ЭДО и обратная передача статусов обработки

  • Товарные накладные (ТТН, ТН)

    Формирование накладных в 1С, передача в ЭДО для согласования и подписания, обратная загрузка подписанных документов

  • Акты выполненных работ

    Создание актов в 1С, электронное согласование и подписание, автоматическое отражение в учете

  • Платежные документы

    Формирование платежных поручений в 1С, их передача в ЭДО и интеграция с системами клиент-банк

  • Синхронизация справочников

    Автоматическое обновление данных о контрагентах, номенклатуре, договорах между 1С и ЭДО

Примеры технической архитектуры

  • API-интеграция — прямое взаимодействие между системами через программные интерфейсы
  • Файловый обмен — передача структурированных данных через XML/JSON файлы
  • Промежуточный сервис — использование middleware для преобразования и маршрутизации данных
  • Встраиваемые модули — расширения для 1С, обеспечивающие прямую работу с ЭДО

Ожидаемые результаты

  • Устранение двойного ввода данных
  • Сокращение времени на обработку документов на 70-85%
  • Снижение количества ошибок при учете документов на 90%
  • Ускорение бизнес-процессов и повышение оперативности принятия решений

Сроки интеграции: от 2 недель до 3 месяцев в зависимости от сложности и объема интеграционных сценариев.

Электронные подписи

Внедрение и настройка решений для юридически значимого электронного документооборота в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Типы электронных подписей и их юридическая значимость в РБ

  • Простая электронная подпись (ПЭП)

    Используется для внутреннего документооборота. Имеет ограниченную юридическую силу, требует дополнительных соглашений между сторонами.

  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

    Создается с использованием криптографических средств. Применяется для широкого спектра документов, требует соглашения об использовании.

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

    Выдается аккредитованными удостоверяющими центрами РБ. Имеет полную юридическую силу, равнозначна собственноручной подписи.

Настройка и хранение сертификатов

  • Помощь в получении сертификатов ЭП в аккредитованных удостоверяющих центрах
  • Настройка инфраструктуры для работы с электронной подписью
  • Организация безопасного хранения ключей электронной подписи
  • Настройка политик использования подписей в соответствии с внутренними регламентами
  • Автоматизация процессов подписания документов

Ожидаемые результаты

  • Обеспечение юридической значимости электронных документов
  • Сокращение времени на подписание документов на 80-95%
  • Повышение безопасности и защита от подделки документов
  • Соответствие требованиям законодательства РБ

Сроки внедрения: от 2 недель до 2 месяцев в зависимости от количества пользователей и сложности процессов.

Электронные подписи в документообороте
Автоматизация рабочих процессов документооборота

Workflow-автоматизация и согласование документов

Разработка и внедрение цифровых маршрутов движения документов с контролем исполнения и автоматизацией рутинных операций.

Настройка типов маршрутов

  • Последовательное согласование

    Документ передается от одного согласующего к другому в заданной последовательности

  • Параллельное согласование

    Документ одновременно направляется нескольким согласующим лицам

  • Смешанное согласование

    Комбинация последовательных и параллельных этапов согласования

  • Согласование по правилам

    Маршрут формируется динамически в зависимости от параметров документа

  • Циклическое согласование

    Возврат документа на доработку с повторным прохождением маршрута

SLA и эскалации

  • Настройка сроков обработки документов на каждом этапе
  • Система автоматических уведомлений о приближении и нарушении сроков
  • Механизмы эскалации задач вышестоящим руководителям при нарушении SLA
  • Автоматическое перенаправление задач при отсутствии исполнителя

Журнал аудита

  • Фиксация всех действий с документами в журнале аудита
  • Отслеживание истории изменений документов
  • Контроль доступа к документам и действий пользователей
  • Формирование отчетов по движению документов и нагрузке на сотрудников

Ожидаемые результаты

  • Сокращение времени согласования документов на 70-90%
  • Повышение прозрачности процессов и персональной ответственности
  • Устранение потери документов и задержек в обработке
  • Оптимизация нагрузки на сотрудников

Сроки внедрения: от 1 до 3 месяцев в зависимости от сложности бизнес-процессов.

Архивация и хранение документов

Создание электронного архива с гибкими политиками хранения, соответствующими требованиям законодательства Республики Беларусь.

Политики хранения

  • Разработка политик хранения документов в соответствии с требованиями законодательства РБ
  • Настройка автоматического определения сроков хранения на основе типа документа
  • Создание системы управления жизненным циклом документов
  • Настройка процедур уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Резервное копирование

  • Настройка системы резервного копирования электронных документов
  • Разработка политик хранения резервных копий
  • Тестирование процедур восстановления данных
  • Обеспечение сохранности юридически значимых документов

Поиск и восстановление

  • Внедрение системы полнотекстового поиска по содержимому документов
  • Настройка поиска по атрибутам и метаданным документов
  • Разработка процедур восстановления архивных документов
  • Обеспечение быстрого доступа к архивным документам при необходимости

Ожидаемые результаты

  • Сокращение затрат на хранение документов на 60-80%
  • Ускорение поиска архивных документов в 10-50 раз
  • Обеспечение сохранности документов и защита от утери
  • Соответствие требованиям законодательства по срокам хранения

Сроки внедрения: от 1 до 3 месяцев в зависимости от объема архива и сложности требований.

Электронный архив документов
Обучение персонала работе с ЭДО

Обучение персонала

Комплексные программы обучения сотрудников работе с новыми системами и процессами электронного документооборота.

Форматы обучения

  • Очные тренинги

    Проведение групповых занятий в офисе заказчика с практическими заданиями

  • Онлайн-обучение

    Вебинары и дистанционные курсы для удаленных сотрудников и филиалов

  • Индивидуальные консультации

    Персональное обучение ключевых пользователей и администраторов системы

  • Обучение тренеров

    Подготовка внутренних экспертов для дальнейшего обучения сотрудников

Учебные материалы

  • Разработка подробных пользовательских инструкций с учетом особенностей внедренного решения
  • Создание видеоуроков по основным операциям в системе
  • Подготовка справочников и FAQ для самостоятельного изучения
  • Разработка интерактивных обучающих материалов

Программы обучения для различных ролей

  • Для рядовых пользователей

    Базовые навыки работы с документами, поиск, создание и согласование

  • Для руководителей

    Управление задачами, контроль исполнения, аналитика и отчетность

  • Для администраторов

    Настройка системы, управление пользователями, создание маршрутов, мониторинг

  • Для IT-специалистов

    Техническая поддержка, интеграция, обновление системы, резервное копирование

Ожидаемые результаты

  • Сокращение времени адаптации сотрудников к новой системе на 50-70%
  • Повышение эффективности использования системы ЭДО
  • Снижение количества ошибок пользователей
  • Формирование положительного отношения к изменениям

Сроки проведения: от 2 недель до 2 месяцев в зависимости от количества сотрудников и сложности системы.

Рекомендуемые сроки выполнения услуг

1

Аудит и проектирование

2-4 недели

2

Выбор системы ЭДО

2-3 недели

3

Внедрение базовой системы

1-3 месяца

4

Интеграция с 1С

2-8 недель

5

Настройка электронных подписей

2-6 недель

6

Обучение персонала

2-8 недель

7

Пилотный запуск

4-6 недель

8

Полный запуск в эксплуатацию

2-4 недели

* Приведенные сроки являются ориентировочными и могут варьироваться в зависимости от масштаба организации, сложности бизнес-процессов и других факторов.

Готовы начать переход на электронный документооборот?

Свяжитесь с нами для получения бесплатной консультации и предварительной оценки проекта

Заказать консультацию